Юридичні поради

У сучасному глобалізованому світі поглиблення міжнародного співробітництва держав, інтенсифікація утворення різноманітних державних союзів і тенденція до їх відкритості викликає необхідність створення єдиного документообігу. Диверсифікація та розширення міжнародних зносин не тільки між державами, а й між індивідами й організаціями призводить до виникнення ситуацій, у яких важливим є збереження повного обсягу законної дії офіційного документа, виданого на території однієї держави, на території іншої.
У процесі формування транснаціонального простору, коли правові системи сучасних держав повинні мати необхідні механізми визнання, надання юридичної сили, дозволів та узаконення певних об'єктів, суб'єктів, дій, як на внутрішньодержавному, так і на міжнародному рівнях, зростає значення легалізації документів.
У зв’язку з збільшенням міграції населення, туристичних потоків за межі держави та в зворотньому напрямку, збільшується потреба у легалізації документів. Згідно з Законом України «Про нотаріат» документи, які вкладено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами в яких бере участь Україна. У нотаріальному процесі навіть засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів. Отже, розглянемо консульську легалізацію документів та проставлення апостиля.
Зважаючи на те, що термін «легалізація» походить від латинського слова legalis – законний і характеризує надання законної сили, перехід до легального стану, зрозуміло, що елемент легалізації у тому чи іншому ступені наявний у більшості юридично значущих процедур.
Порядок консульської легалізації офіційних документів регулюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України. Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положень Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України N127/94, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України No113 від 04.06.2002 здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном.
Консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування і дію в міжнародному обігу.
Відповідно до Юридичної енциклопедії, консульська легалізація – це встановлення і засвідчення дійсності підпису на документах, відповідності їх законам держави перебування консула. Консул легалізує документи, складені за участю владних органів консульського округу або такі, що виходять від цих органів. Існує також практика консульської легалізації документів, складених у державі, яку представляє консул, і призначених для пред’явлення у державі перебування.
Оскільки легалізація є формою правозастосування, своє правове виявлення цей процес знаходить у конкретній нормативно-визначеній процедурі, що складається із взаємопогоджених упорядкованих стадій. Правовим механізмом нормативної регламентації процедури легалізації документів в Україні для використання на території іноземних держав є національні норми, що містяться у кодифікованих актах, законах і відомчих посадових інструкціях, та міжнародні договори щодо дійсності конкретних видів офіційних документів на території країн учасниць договору.
Отже, вибір правової процедури легалізації конкретного документа перебуває у прямій залежності від наявності міжнародного договору, норми якого регулюють певну сферу документообігу між конкретними країнами. За загальними правилами, у випадку відсутності міжнародного договору, документи, що складені на території однієї країни, можуть бути визнані на території іншої країни за умови їх консульської легалізації.

Легалізації не підлягають:
— документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
— оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
— документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
— фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
— юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
За консульську легалізацію справляється консульський збір.

Департамент консульської служби легалізує наступні документи:
— оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;
— оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
— документи засвідчені або видані нотаріусами після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.

Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де їх використовуватимуть.
Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
- фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення консульської легалізації. В разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів;
- юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначено: перелік документів, поданих на легалізацію.

Після приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 10 січня 2002 року, процедуру консульської легалізації між Україною та країнами-учасницями Конвенції було замінено проставленням спеціального штампа «апостиль». Конвенція набула чинності між Україною та іншими державами учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року. На сьогодні учасниками цієї Конвенції є більше 100 країн світу. Спочатку Бельгія та Німеччина висловили застереження щодо приєднання України до Гаазької конвенції, проте на сьогодні обидві країни заперечення зняли. Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні норм Конвенції, є проставлення апостилю компетентним органом України для представлення на території держав-учасниць Конвенції. А офіційні документи таких держав, що використовуються на території України, мають бути засвідчені апостилем, який проставляє компетентний орган держави, із якої походить документ. Вимоги до апостилю містяться у статтях 4 і 5 Конвенції.
Апостиль – це спеціальний штамп (має форму квадрата зі стороною не менше 9 см), який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції та засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ. При цьому дійсність апостилю не поширюється на зміст офіційного документа, до якого він прикріплений. Апостиль, який був проставлений відповідно до вимог Конвенції у країні походження документа, повинен бути прийнятий і діяти в будь-якій країні.
Апостиль може не використовуватися, якщо існують правові підстави, що скасовують або спрощують легалізацію документа виданого окремою державою.
Апостиль проставляється на вимогу особи, що підписала документ, або будь-якого пред’явника документа.
Держава подачі документа не може відмовити у прийнятті апостилю на підставі того, що вони не відповідають внутрішнім вимогам цієї держави та способам проставлення. Розбіжності у формі апостилю серед органів, що його проставляють, не можуть бути причиною для відхилення такого апостилю, якщо можна чітко визначити його як такий, що виданий на основі Конвенції. Реалізуючи вимоги статей 3, 4 і 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» № 61 від 18 січня 2003 року, були визначені органи, які відповідно до їх компетенції уповноважені проставляти апостиль на документах, виданих на території України: Міністерство освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; Міністерство юстиції – на документах, виданих органами юстиції та судами, а також на документах, оформлених нотаріусами України; Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів. На виконання Постанови КМУ № 61 спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства юстиції України і Міністерства освіти і науки України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 були затверджені Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, які регламентують порядок проставлення апостилю на офіційних документах, що виходять з України. Правила складаються із 22 пунктів, у яких визначено на яких документах проставляється апостиль, установлено причини відмови у проставленні апостилю, регламентовано процедуру проставлення апостилю, зазначено порядок подання документів для проставлення штампа «апостиль», а також термін розгляду документів, поданих на проставлення апостилю, встановлено вимогу щодо ведення журналу реєстрації проставлення апостилів і наведено зразок сертифіката апостилю. Аналіз цього нормативно-правового акту свідчить, що не всі етапи процедури апостилювання іноземних офіційних документів в Україні було регламентовані достатньо чітко. Наприклад, у п. 8 Правил зазначено, що посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, тоді як коло таких осіб досі залишається невизначеним, як і сама процедура витребування та каталогізації зразків підписів і печаток у відповідних органах.

Апостиль проставляється:
• На документах, які виходять від органів судової влади України.
• На документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції.
• На адміністративних документах.
• На документах про освіту та вчені звання.
• На документах оформлених державними і приватними нотаріусами.
• На офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, що підписані особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Апостиль не проставляється:
•  На документах виданих закордонними дипломатичними установами України.
• На адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
• На документах, що мають характер листування.

Невизначеність у Правилах вичерпного переліку вимог до оформлення різних категорій документів, які подаються для проставлення апостилю (рішення суддів, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо) пов’язана із багатьма проблемами правозастосовної практики. Наприклад, відповідно до практики проставлення апостилів штамп ставиться лише на документах із гербовою печаткою. Деякі довідки, що видаються органами суду, можуть містити печатку «Для довідок». Оскільки вимога щодо обов’язкової наявності гербової печатки на офіційних документах, поданих для проставлення апостиля, у нормативно-правових актах прямо не зафіксована, формально, виникають труднощі при обґрунтуванні відмови у проставленні апостиля на таких документах.

Відповідно до наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерства юстиції України від 13.08.2014 № 341/934/1335/5 «Про внесення змін до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав», зареєстрованого в
Міністерстві юстиції України 15.08.2014 за № 981/25758 дозволяється проставляти апостиль на копіях (фотокопіях), засвідчених у нотаріальному порядку:
• Паспортних документах.
• Військових квитках.
• Трудових книжках.
• Дозволах на носіння зброї.
• Свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах).
• Посвідченнях особи.

У цілому, основним проблемним аспектом, пов’язаним із Правилами проставлення апостилю в Україні, є концептуальна невідповідність механізму імплементації міжнародних норм у національне законодавство. При створенні Правил деякі міжнародно-правові норми були просто механічно перенесені із Конвенції у законодавство України без урахування особливостей правової системи нашої держави (наприклад, невідома чинному законодавству категорія «адміністративний документ»). У Правилах не закріплений деталізований механізм засвідчення окремих категорій документів, які проходять його у кілька етапів (медичні довідки, довідки, видані підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо). Це питання вже було частково вирішено Міністерством освіти і науки щодо порядку оформлення документів, які видаються підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти та науки. Так, наказом Міністерства освіти і науки України від 10 березня 2009 року № 220 був затверджений Порядок проставлення в Міністерстві освіти і науки апостилю на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. У цьому Порядку врегульовані питання проставлення спеціального штампа апостиль на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України та зазначено перелік нормативних актів, у яких визначені документи, що стосуються сфери освіти і науки, і на яких може бути проставлено апостиль. Зроблено спробу виділити деякі види адміністративних документів, до яких віднесено архівні довідки, навчальні плани, довідки, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти і науки.

Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864 (із змінами) визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12.12.2003 за № 1151/8472 (із змінами).

Значним кроком вперед стало передбачене вказаним Порядком введення автоматизованої бази даних документів, які подаються для проставлення апостилю та формування архіву таких документів в електронному вигляді. Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів в такому порядку:
1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;
2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;
3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;
4) видача документів за результатом розгляду заяви.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством.

З метою покращення обслуговування громадян, які користуються послугами електронного сервісу щодо проставлення апостиля, наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2016 № 1582/5 «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 03.06.2016 за № 807/28937, збільшено кількість територіальних органів Міністерства юстиції України, уповноважених на прийом документів, виданих органами юстиції та судами, а також документів, оформлених нотаріусами України, для проставлення апостиля.
Установлення вимоги письмової форми для заяви на проставлення штампу апостиль має велике практичне значення. У Конвенції про апостиль та у пункті 19 Правил передбачено лише вимогу щодо зазначення порядкового номера, який відповідає пункту 8 штампа апостиля; дати і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7 штампа апостиля); прізвища особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані – назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3 штампа апостилю). У заявах же зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає документи для проставлення апостилю, назва документа, що посвідчує особу, місце її проживання, назва країни де буде використовуватись документ, а також назва і реквізити самого документа. Крім того, при поданні документа на апостилювання заявнику видається корінець цієї заяви, який він подає для отримання вже оформленого документа. Ці заходи спрямовані на запобігання корупційним ризикам і зловживання з боку осіб, уповноважених на проставлення апостилю, а також можливим шахрайським діям заявників і вжиттю своєчасних заходів реагування та повідомлення відповідних правоохоронних органів у випадку подання підробних документів. Окрім того, вони передбачають можливість надання консультацій правового характеру з питань специфіки оформлення окремих категорій документів відповідно до вимог іноземних країн. Статистичний аналіз заяв може бути використаний для здійснення моніторингу щодо кількісних і видових характеристик документів, поданих для проставлення апостилю.
У разі виїзду за кордон може знадобиться документ, який підтвердить сімейний стан. Нотаріуси в будь-якому місті швидко допоможуть оформити заяву про відсутність зареєстрованого шлюбу. Для того, щоб довідка про сімейний стан, отримана в Україні, визнавалася закордоном, найчастіше її необхідно перекласти та легалізувати.

Отже існує два варіанти легалізації офіційного документа: проставлення апостиля (спеціальний штамп чітко затвердженого зразка) або ж консульська легалізація. Вибір одного з варіантів залежить від того, в яку країну планується поїздка і де будуть пред'являти довідку про відсутність шлюбу. Процедура апостилювання значно простіша, ніж консульська легалізація. Ви можете перевірити чи є держава, в яку Ви плануєте виїжджати, підписантом Гаазької конвенції, оскільки саме цей міжнародний документ передбачає домовленість між багатьма державами про спрощення легалізації документів, виданих відповідно до офіційної процедури уповноваженими органами.
Хоча заміна складної та тривалої процедури консульської легалізації документів для дії за кордоном одноступеневою процедурою проставлення спеціального штампа «апостиль» є важливим етапом забезпечення ефективної реалізації належних приватним особам прав, свобод і законних інтересів, багато процедурно-процесуальних та організаційних елементів механізму проставлення штампа «апостиль» потребують доопрацювання для обґрунтованої імплементації у систему національного законодавства України.


Олена Дядкова